e-Defter Nedir? Ne değildir?
Gelir İdaresi Başkanlığı (G.İ.B.) tarafından 2012 yılında yayınlanan 421 sıra numaralı tebliğ ile e-Fatura mükellefiyeti kapsamında olan bir grup mükellefin Yevmiye ve Kebir defterlerini 2014 yılı içinden başlayarak elektronik olarak hazırlamasını zorunlu kılmıştır. Sonradan yapılan değişiklikler ile isteyenlerin 2015 yılı başında uygulamaya geçebileceği kabul edilmiş ve e-Fatura bağlantısı kopartılarak zorunlu mükellefiyet kapsamında olmayan mükelleflerin de isteğe bağlı olarak e-Defter düzenlemelerine olanak sağlanmıştır. Zorunlu mükelleflerin toplamı Mart 2104 itibari ile 19,165 adettir.
Dışarıdan bakıldığında olay bu defterleri noter onaylı kağıtlara basmak yerine G.İ.B. tarafından onaylı e-Defter yazılımları ile elektronik olarak hazırlamak ve yine elektronik olarak mühürlemekten ibarettir. Kısaca noterin yerini onaylı yazılım almıştır denilebilir.
Kağıt yerine elektronik olarak hazırlamak mükellef ve kamu otoritesi açısından ciddi avantajlar getirmektedir. Bunların başlıcaları;
§ Muazzam miktarda kağıt kullanımını bertaraf ederek çevreye katkı sağlamaktadır.
§ Ciltler dolusu basılı kağıdın on yıl süre ile tozlu, pis ve en önemlisi ihtiyaç anında erişilmesi son derece güç depolarda saklanması zarureti ortadan kalmaktadır. Kaldı ki mecburi saklama süresi sonunda imha dahi oldukça meşakkatli bir işlemdir.
§ Noter, kağıt, arşiv, vb masraflar ortadan kalktığından ciddi bir tasarruf getirmektedir.
§ Defter basımında kanuni süre olan 45 gün hiçbir zaman dikkate alınmamakta, yıl sonunda kapanışlar yapılınca günler boyu defter basımına geçilmektedir. e-Defter ile kanuni süre üç aya çıkmış ve hazırlama dakikalar seviyesine inmiştir.
§ İç ve dış denetim ile vergi denetimi olağan üstü kolay hale gelmektedir.
Bu avantajlar ile bakıldığında kanuni kayıtları açısından kendini temiz hisseden kurumların gönüllü olarak e-Defter kapsamına girmeyişi ilginçtir.
Başka bir ilginç nokta ise elde elektronik bir yevmiye var iken kebir, mizan, vb diğer tüm belgeler kolayca üretilebilir. Bu durumda kebir’in zorunlu bir elektronik defter olması Türk Ticaret Kanununda gerekli düzenlemelerin yapılmamış olmasındandır.
Onaylı bir yazılım ne yapar?
Onaylı bir yazılım muhasebe kayıtlarından ve bağlantılı Kurumsal Kaynak Planlaması veya Ticari yazılımlarından bilgi çekerek her iki defteri de istenilen formatta hazırlar. Bu sırada temel şekil şartlarını kontrol eder. Madde numaraları sıra takip ediyor’mu, zorunlu olanlar doldurulmuş’mu, vb. Sıkıntı bu dosyaların değişmezliğinin garanti altına alınmasıdır. Bunu sağlamak için kontrol sayısı üretilir. Örneğin TC Kimlik Numaralarının son iki hanesi kontrol sayılarıdır. Girilen bir TC Kimlik Numarasının geçerli olmasını sağlar. Doğal olarak büyük bir dosyada kontrol numarası çok daha uzundur. İşte onaylı yazılım hazırlanan dosyalardan bu kontrol sayılarını üretir ve sonucu Berat adı verilen başka bir dosya içine yazar. Siz hazırlanan dosyaya elle müdahale ederseniz, örneğin bir milyon karakterden oluşan bir yevmiye dosyasında bir karakter dahi değiştirseniz kontrol sayıları tutmaz ve oynama ortaya çıkar. Sonraki aşama hazırlanan ve mükellef tarafından elektronik olarak mühürlenen Berat’ın G.İ.B.’e yollaması ve G.İ.B. tarafından yine elektronik olarak mühürlemesidir. Sanıldığının aksine kaynak dosyalar olan yevmiye ve kebir G.İ.B.’e gitmez ve orada arşivlenmez. Buna ne internetin mevcut bant genişliği yeter, ne de G.İ.B.’in depolama kapasitesi. G.İ.B. sadece beratı saklar ve bir denetim sırasında elindeki berat ile sizinkini karşılaştırır.
Bir Yazılım Nasıl Onaylanır?
Öncelikle muhasebe yazılımı üreten şirketler ve kendi muhasebe yazılımını geliştirmiş mükellefler onay için başvurabilir.
e-Defter yazılımının onayını G.İ.B. verir. Onay altı aya varan uzun bir süreçtir. Ne de olsa noterin yerini yazılım aldığından tüm süreçler detaylı olarak test edilir. Bu hem onaylayan makam hem de yazılımını onaylatmak isteyen açısından oldukça zahmetlidir. Ek olarak gelişen şartlar veya yeni çıkan sürümler doğrultusunda önceden onay almış yazılımların tekrar onaya çağrılması söz konusudur. Hal böyle olunca dünyadaki benzer uygulamalarda az sayıda yazılımın onaylandığı görülmektedir. Onay almamış geliştiriciler onay almışlar aracılığı ile çözümler geliştirmektedirler. Burada püf noktası yazılım ucu açık çok geniş bir konudur. Örneğin otelcilik veya hastane sektörlerinde faaliyet gösteren bir yazılımevinin ilgilenmesi gereken birçok başka konu var iken, çok fazla ihtisas gerektiren bir onay ile uğraşması gereksiz enerji kaybıdır. O halde uygulamaya yönelik çalışmasını bir kenara bırakıp mevzuata yönelik olarak çalışmaktansa mevzuat konusunda uzmanlaşmış bir yazılım ile işbirliğine gitmek akılcı olacaktır.
Noter ne yapar?
Defter onaylaması yapan bir noter ciddi bir şekil şartı aramaz. Sayfa sayısı çok ise pazarlık eder ve mükellefin yerine gider, sayfa sayısı az ise kendi yerine ister ve katiplerine sayfaları onaylatır. Yevmiye defterine ne basıldığı konusu onu hiç ilgilendirmez. Onaylı yazılım söz konusu olunca durum biraz daha fazla şekil şartı olmasına rağmen benzerdir. Bir faturayı olmadık bir şekilde muhasebeleştirdiniz, bu onaylı yazılımın yapması gereken bir kontrol değildir. Sorumluluk olduğu gibi mükellefe aittir. O halde nasılsa yazılım onaylı ben ne istersem yaparım tezi doğru değildir.
O halde değişen nedir?
Kağıda basılan yevmiyelerde de halen mevcut olan ancak uygulamada pek dikkate alınmayan birtakım yükümlülüklerin e-Defter olunca zorunlu hale gelmiş olmasıdır. Özetleyecek olursak;
§ Yevmiye maddesine esas olan evrakın tipi, tarih ve numarasının ayrıca belirlenmiş olması gereklidir.
§ Evrak tipi bir satış veya satın alma faturası ise fatura tarih ve numarası ayrıca belirlenmelidir. Daha önceki uygulamada bu bilgiler; ya açıklama olarak yazılır, ya da birden fazla fatura tek satırda ele alınarak örneğin falan tarihte kesilen yirmi fatura olarak kayıtlara geçerdi. Özellikle çok fazla sayfa yevmiye basmak istemeyen mükellefler veya SMMM’ler tarafından tutulan defterlerde ayrı ayrı yazmak külfetini ortadan kaldırdığı için pratik bir çözümdü.
§ Burada belirlenen fatura numarası Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı tarafından belirlenen referans numarası değil;
o kağıt fatura ise onaylı matbaa tarafından verilen resmi numara,
o elektronik fatura ise, faturalama sırasına saptanan 16 hane uzunluğundaki resmi numara olmalıdır.
Elektronik faturaların düzenlenmesinde en çok gözden kaçırılan hususlardan biri de budur.
§ Aynı şekilde çekler yine tarih ve çek üzerindeki matbu numara ile belirlenerek ayrı ayrı kayıtlara geçirilmelidir.
§ Senetler, avanslar, vb diğer tüm süreçler parçalanarak kayıtlara geçirilmelidir.
§ Personel masraf listeleri tek kalemde değil parçalanarak alınmalıdır.
§ Daha ileri gidersek G.İ.B., tebliğ ile tanımlanan evrak dışındaki evrakların Diğer olarak tanımlanmasını ve bunlara uygun açıklamalar verilmesini istemektedir. Bunlardan bazıları şunlardır;
o Sigorta poliçeleri : dahası her poliçe ait olduğa kapsadıklara aylar için bölünerek birden fazla satır olarak muhasebeleşmelidir.
o Teminat mektubu, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu, vb
§ Akıl karıştıran bir başka konu ise, işlem bir ödeme ise ödeme tipi belirlenmelidir. Ödeme nakit, çek, senet, havale, vb olabilir. Ancak kasadan bankaya para yatırmak bir ödeme değildir!
Bu durumda mükellef ne yapmalı?
En can alıcı nokta bu durumda mükellefin ne yapacağıdır. Sadece onaylı bir e-Defter yazılımı almak işi çözmez. Muhasebe kayıtlarına bilgi üreten tüm süreçlerin elden geçirilmesi ve yeniden düzenlenmesi gereklidir. Süreç iyileştirmesi yapılmaz ise hazırlanan elektronik defterler yine de şekil şartları açısından geçerli olacaktır. Ne var ki kanun koyucunun elektronik defter ile öncelikle amaçladığı denetim kolaylığının sağlanması şartı yerine gelmediğinden ileriki aşamalarda ciddi sıkıntılara ve cezalara yol açacaktır.
O halde sadece onaylı yazılım değil, mevzuat konusunda uzman bir şirket tarafından hazırlanan onaylı bir yazılım kullanılmalıdır.
Muhasebe SMMM tarafından tutuluyor ise ne olacak?
Henüz farkına varmasalarda burada en ciddi iş yükü SMMM’lere çıkacaktır. Bir SMMM için en çok kazanç; fazla sayıda defteri, az sayıda personel ve bilgisayar desteği en kısa zamanda hazırlar ise oluşmaktadır. Bu nedenle muhasebe kayıtları yukarda izah edilen şekilde değil, özetlenerek yapılmaktadır. Bu defterler yeni durumda kesinlikle geçerli değildir. Halen SMMM’ler tarafından yoğun olarak kullanılan ve bir kısmı da web tabanlı olan sadece SMMM’lere yönelik muhasebe yazılımları da onaylanmıştır. Ancak esas olan onay değil süreç olduğundan SMMM’lerin işi zor görünmektedir.
Bu durumda çözüm : SMMM’leri mükelleflerden bundan böyle evrakların yanı sıra bu evrakların elektronik dökümlerini de talep etmeleri ve bunları sistemlerine otomatik olarak aldıktan sonra, gelen evraklar ile otomatik olarak oluşan fişleri çapraz kontrol yapmaları olacaktır.